我が社では毎朝１５分間の時間を設けて全員で事務所内キャビネットの整理整頓お片付けをしています。
今回私が担当することになったマニュアル用キャビネット。
片付け当初、私にはこの状態が当たり前になり過ぎて、一体ここから何をどう片づければよいのか全く見当もつきませんでした。
それでも、１５分間の限られた時間。何もしない訳にはいきません。
とにかくまずはファイルの中身を確認しようと、今まで利用したことのないマニュアルを数冊手に取ったところ、ふと、何故か同じ内容のマニュアルが２冊もある事、中身が古すぎてマニュアルとしての機能が果たせていないファイルがあることに気づきました。
そこで、まずは不要なマニュアルを捨てることから始めました。
次に、残ったマニュアルをそれぞれ５つの内容ごとに分類し、個別フォルダーという紙ファイルに書類をはさんで整理ボックスに立てて入れることにしました。
（この収納方法を垂直（（バーチカル））ファイリングというそうです）
個別フォルダーは綴じる必要がないため、わざわざ穴をあけたりすることもなく、出し入れが容易にできます。
また、ファイルごとに独立しているため、要らなくなった書類の廃棄もしやすく、見出しが並ぶので必要な書類を探しやすいのもメリットです。
さらにそれぞれの分類ごとに個別フォルダーの色を分けました。
① 建設業関係はクラフトファイルフォルダー
② 建設業以外の許認可は青ファイルフォルダー
③ 入札関係は緑ファイルフォルダー
という感じです。
当初は全てのファイルを白い整理ボックスに入れていましたが、
ここでもう一工夫。
見てすぐに入っている個別フォルダーの分類が分かるように、それぞれの個別フォルダーに合わせた色の整理ボックスを購入し、中に納まっている個別フォルダーの内容をボックスにラベリングしてみました。
分類ボックスを確認し、中の個別フォルダーを取り出すという２ステップで必要なマニュアルを探せる事で、余計な時間をかけずにマニュアルを取り出せるようになり、他のスタッフからもおおむね好評です。
そして何より、この整理整頓片付けを通して、「今の状態で丁度良い。この状態が当たり前だ」と思い込んでいた私は、視点を変えてみること、少しの工夫で、「みんながもっと使い勝手の良い状態にすることが出来る」事に気が付きました。
また今まで当たり前に行っていた無駄な作業も、工夫をすることで効率的に行うことができることに気が付きました。
毎朝の１５分間の整理整頓片付けタイムは、単に事務所内を綺麗にする事、物の位置を決めて業務を効率化させる事だけではなくて、頭の中の整理整頓にも役立っています。
